final_v3_last_fixed.docx 的背後：大型專案中文件管理的隱形技術債
開頭： 一個常見的問題
在軟體公司裡，每個人應該都看過這樣的檔名：
spec_v2.1_20250905_hotfix.docx
問題是，這到底代表什麼？
- 線上版本？
- 正在開發中的版本？
- 還在前期討論的版本？
答案可能是其中任何一個，甚至同時被不同人解讀成不同東西。
為什麼版本語義這麼重要
每一種 spec 狀態都有存在的必要：
- 線上版本：讓客服、品管甚至客戶清楚知道，現在系統真實狀態是什麼
- 開發中版本：幫助工程團隊對齊，確定要開發的功能細節
- 討論中版本：讓團隊了解未來產品方向，參與規劃和決策
更複雜的是，當線上版本需要 hotfix，且這個 hotfix 會影響到 spec，文件版本又多了一層變數。如果沒有明確的版控規則，文件很容易變得紊亂。
很多團隊選擇「乾脆不做」，結果就是：
PM 各自有不同習慣，有人用顏色標注，有人直接複製整份文件取新檔名；有人只維護一份檔案，但把所有狀態（上線、開發、提案）全混在裡面；團隊成員各看自己熟悉的版本，忽略其他文件。最後大家其實在看不同的草稿施工與驗收，中間差異只好靠口耳相傳補足，風險與誤解一路累積到專案後期才爆炸。
🎯 真實案例
我曾負責過一個大型專案，牽涉到日本客戶與台灣開發團隊。
當時沒有嚴謹的文件控管，版本散落各處，加上翻譯時差與跨國溝通延遲，出現許多狀況：
- 客戶不確定哪個才是真實版本，常問「這個需求到底做了沒？」
- QA 經常開票說「跟 spec 不同」，但很多情況只是該功能不在這次 release 範圍
- 最嚴重的一次，開發誤將客戶還在討論的功能上線，造成客戶端失序
這次意外導致客戶必須重新花 3 天測試，開發團隊緊急加班 2 週回滾與修正，專案進度延後，雙方關係也因此受到影響。
根本原因就是：沒有明確的主文件、沒有狀態標記、沒有版本同步。
為什麼大家沒有感覺？
這個問題其實很嚴重，但常常被忽視，原因有三：
-
文件錯誤不會馬上爆
程式碼錯了，compile 會立刻失敗；文件錯了，往往要等到開發或測試階段才浮現，修正成本被延後數倍。 -
習慣用會議、Slack 補洞 → 問題被掩蓋
短期內靠口頭同步能 cover 錯誤，讓大家以為沒事；但這些額外會議與溝通其實就是隱形成本。 -
責任分散，沒人「own」文件品質
文件跨 PM、設計、RD、QA，結果就是「大家都有責任，但也都沒有責任」。
借鏡程式碼世界
從本質上來看：
- 程式碼 = 給機器看的 spec
- 文件 = 給人看的 spec
程式碼需要 Git 來做版本控管，文件理論上也一樣需要。
在 Git 普及前，工程師也是靠 final_v3_latest.doc 過日子，直到規模變大才爆炸。
既然程式碼需要版本控管，文件有什麼理由不需要？
解法與建議：讓文件版控落地
1. 建立「主文件」規則
- 永遠有一份主文件（Single Source of Truth）：所有人找 spec 就看這份。
- 這份文件只放「線上或最權威的狀態」，草稿或討論版必須放在其他位置（附檔、子頁、分頁）。
- 讓客服、QA、開發團隊都知道，找 spec 就看這份，降低「各看各的」風險。
2. 制定「標記 vs 分份」準則
- 同頁標記（小變動、短期）：直接在文件內用顏色、註解標註「In Progress」或「Draft」。
- 分多份文件（大變動、長期）：當變更影響結構、需要多人討論時，開新版本文件（如
Spec_vNext），標註 Draft，待確定後再合併回主文件。
這樣能避免主文件被標註塞爆，也避免每次小修改就衍生出一堆檔案。
3. 依工具特性訂規範
- Google Docs / Word：檔名用
Spec_main作為主文件，其他加Draft或Proposal；利用版本歷史追溯，但要手動標記 release 節點。 - Figma：主檔保留線上狀態；提案/討論開新分頁，名稱規範如
Draft - Payment Flow v2；決定後更新主頁並刪掉 Draft 分頁避免殘留。 - Notion / Confluence：用階層管理，
Spec/Main放線上狀態，Spec/Proposals/*放提案；利用狀態欄標記 Live/In Progress/Draft。
推廣策略：讓規則真的落地
好的規則不難寫，難的是讓大家願意遵守。以下是一些推動方式：
-
先收集痛點
訪談 PM、RD、QA、設計師，整理出大家遇到的文件紊亂案例，用真實痛點讓大家感受到問題的嚴重性。 -
團隊參與設計
不要把規則當命令直接丟下去，而是以這些痛點案例作為討論起點，邀請團隊共同設計解法，收斂成最適合當前團隊的版本。 -
小範圍試行
先在一個產品線或小組導入，收集成效（版本錯置減少、QA 票數下降），再逐步擴大到全公司，減低阻力。 -
設定角色與責任
指定文件 owner，確保主文件更新；建立簡單檢查流程，例如 release 前要檢查 spec 是否同步。 -
持續迭代
文件管理要隨團隊規模和流程演化，定期收集回饋，調整規則。 -
公開成效
把改善帶來的好處量化，例如 QA 票數下降、會議數減少，建立正向循環，讓大家看到遵守規則的價值。
結尾：呼籲
文件紊亂不是小事，它其實是大型專案協作中最隱形卻最昂貴的技術債。
- 每一次誤解，都可能帶來一次額外的會議
- 每一次版本錯置，都可能讓開發、QA、甚至客戶端跟不上真實狀態
- 每一次補救，都比事前建立規則昂貴得多
程式碼有 Git，是因為錯誤會立即爆炸；文件沒有 Git，看似沒事，實際上只是把代價往後丟。
💡 立即行動建議
今天就可以先做的三件事：
- 決定一份主文件：所有人都知道「哪裡找最新 spec」。
- 定義標記規則：哪些狀態用同頁標註，哪些要拆成多份文件。
- 標記版本狀態：至少先加上「Live / In Progress / Draft」三種標籤。
👉 「程式碼有 Git，為什麼 spec 不行？」
👉 「文件管理不是文書作業，而是專案成功的基礎設施。」