會議紀錄總是 PM 寫？我們是不是該重新想想這套分工邏輯
默認的會議紀錄邏輯
在許多職場裡，總有一個常見現象：
「開會的時候，會議紀錄最後總是 PM 寫。」
不管是不是明確規定，也不管這場會議是否真的與 PM 的決策責任有關，往往只要沒人指定，紀錄工作就默默落在了某個人身上。而最常見的那個人，通常就是 PM，或是團隊中最資淺、最「看起來比較好說話」的成員。依照文化不同，這種角色也可能不同，例如在某些日韓企業中，會議紀錄反而會由行政人員負責，因為他們扮演「事務支持角色」是制度的一環。
我們都知道這不是什麼大不了的事。
深層的職場分工邏輯
但這種現象其實反映出一套深層邏輯：
- 會議紀錄不是核心工作 → 沒必要分配太多資源
- 誰時薪低、誰職稱輕或是誰最不會抱怨，誰就適合把這個事情撿起來
- 雖然不一定心甘情願，但總得有人撿起來做
雖然聽起來很務實，但會演變出一種職場現象，那就是除了會議紀錄，包含誰安排場地、誰幫忙訂餐、誰幫忙印資料... 這些「總要有人做」的工作都容易會落到做會議紀錄那個人的身上，因為這是一種默認的工作分配邏輯。
先不說這會不會造成能力與責任的錯位，這種職場文化，真的能培養出大家都想要的有 ownership 的人嗎？
那我們為什麼需要會議紀錄？
如果我們先換一個角度思考這件事情：我們為什麼需要會議紀錄？
很常有的意見包含讓沒參與的人知道狀況、後續可以追蹤 action items，或是一段時間後可以回來看當初的脈絡。
如果這些意見是合理的，是不是代表這個會議紀錄本的資訊精準度需要很高，不然反而會造成誤導？也就是說這件事的本質不是打字，而是翻譯、理解甚至是建構共識。
我們還會輕易選擇把這樣的責任直接放在一個不一定對整件事情最理解的人身上嗎？或者說，如果做出來的會議紀錄達不到這個原始目的，那我們為何不乾脆不要做？
讓懂的人來定義紀錄樣貌
從這個角度來看：
紀錄應該是找出一個最能理解討論中脈絡、或是最關心這個議題的延伸價值的人，讓他帶頭定義這個紀錄該長什麼樣子，因為那就是後續所有討論跟理解的基礎。
- 如果是一個技術的討論，就該由技術的人主導: 試想，一個會議裡面在討論要用 Pulumi 還是 Terraform，然後一個剛畢業的非資工背景的 PM 要去記錄下兩邊的優缺點跟細節討論，是否有些強人所難？
- 如果是一個設計的會議，就該有設計的人錨定: 一個在討論設計語彙與紅色在產品中表達什麼意涵的會議，然後是一個對設計語彙沒什麼感的直男軟體 PM 來記錄，他大概只能寫出：『大家可能比較喜歡紅』
- 而如果是一個關注跨部門協作或是產品價值的會議，那我覺得就是 PM 沒錯。因為 PM 要確保每個部門知道他們要做什麼，與產品方向沒有違背，並確保所有人認知一致
那如果他們不想寫呢？
沒錯，這也是現實：資訊密度最高的人常常沒空，也沒意願寫，甚至在會議上如果還有分神寫紀錄根本就沒辦法全心全意參與討論。
但這正是技術與 AI 工具的切入點。
一些公司已經利用像 Google Doc 這樣的雲端共編文件，讓所有參與會議的人都可以共編，可以在別人專心討論時，幫忙補位做紀錄，或是在會前先開放出來，大家可以把想講的點先填好，再依照會議的進行去做微調就好。
而現在更有生成式 AI 等工具的輔助，就算當下來不及紀錄，AI 也可以協助生成逐字稿，可以會後再做補充。
補充一點，雖然很多 AI 軟體宣稱有 summary 跟 action item 的功能，但我不認期可以完全取代人工的會議紀錄。就如前面說的，會議紀錄的本質是溝通，傳達價值甚至是 commitment 的延伸，所以這部分我不認為短期是 AI 可以取代的。
這些 AI 與真人的邊界，可以大家再依照自己的經驗做思考。
從「誰該做」到「怎麼做才有價值」
你可以還是認為 PM 該寫所有會議紀錄，也可以主張設計輪值制、或交由實習生、行政協助，但更重要的是：
我們需要理解，我們怎麼決定做這些事，就會建立怎樣的文化 —— 不再只靠角色職稱或價格邏輯來決定「誰來做」，而是根據參與程度、動機、理解深度，並結合技術支援，讓每件事被好好對待、也讓每個人能選擇以什麼方式參與。
以下是一些實際可行的調整方式，供團隊參考。
- 嘗試將「議題 owner」定義清楚，明確該角色需要 review 會議結論，而由所有參與會議同仁或是與議題連結較深的多個成員共同編輯
- 若使用共編紀錄或 AI 工具，建議會後由「議題 owner」簡短確認整理、補充任務分派。或是別人協助後，由 owner 做最後確認
- 在團隊中持續建立「紀錄 ≠ 打雜，而是建構共識」的共識。
因為，紀錄代表的是「我們」集體想留下什麼。